راهکار های مدیریت پروژه
راهکار ها
- مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها و ابزار های لازم در جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیاز ها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است.
- سیستم مدیریت و کنترل پروژه، در اجرای این مهم از دو زیر سیستم برنامه‌ریزی پروژه و کنترل پروژه بهره می‌گیرد و لذا به ابزاری کاربردی و قدرتمند برای کنترل زمان، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی تبدیل گردیده است.
- هدف اصلی سیستم مدیریت پرژه ایجاد بستری مطمئن و مناسب برای مدیریت پروژه با استفاده از مدیریت برنامه ها ، کنترل منابع و .... بوده است. که برای دستیابی به این هدف تلاش نموده ایم تا بسیاری از حوزه های 9 گانه PMBOK را در نرم افزار پوشش دهیم.
- نرم افزار برای مدیریت فعالیت ها دارای با نرم افزارهای Primavera بوده و امکان ارسال و دریافت اطلاعات را آن نرم افزار دارد.
- سیستم به نوعی طراحی شده که کاربران آن حتی با کمترین دانش مدیریت پروژه قادر خواهند بود به سادگی پروژه ها ، وظایف ، منابع و ... را برنامه ریزی کنند و از روند انجام کار پروژه گزارش گیری و مستندات خود را مدیریت نمایند.
- یکپارچگی با سیستمهای اطلاعات مدیریت و پشتیبانی از وظایف وابسته ، ارایه نمودارS (مقایسه پیشرفت واقعی و هدف برای هر پروژه ) ، نمایش درصد پیشرفت، ارایه گانت چارت از دیگر ویژگیهای سیستم مدیریت و کنترل پروژه می باشد.
اجزای مجموعه سیستم های یکپارچه اطلاعات مدیریت
- سیستمهای مدیریت پروژه (برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه ، تایم شیت و ارتباط با نرم افزارهای Primavera )
- سیستمهای مالی (دفترداری و صورتهای مالی، مدیریت دریافت ها و پرداخت ها، حسابداری خرید، حسابداری انبار، حسابداری اموال)
- سیستمهای مدیریت منابع انسانی (اطلاعات کارکنان، حضور وغیاب، حقوق و دستمزد)
- سیستمهای مدیریت تامین و خرید (انبار، تدارکات و خرید داخلی، خرید خارجی)
- سیستم مدیریت قرارداد
- سیستم بهای تمام شده
راهکار صنایع تولیدی
مهمترین مولفه‌های رقابتی شرکتهای تولیدی پیشرو
- توسعه توانایی در طراحی و تولید سریع محصولات منطبق با نیاز بازار هدف
- افزایش چابکی در باز طراحی سریع محصولات موجود جهت پاسخگویی به نیازهای مشتریان جاری
- کاهش مدت زمان چرخه سفارش محصول تا کسب درآمد
- مدیریت موثر زنجیره تامین کننده‌گان
- سیستم به نوعی طراحی شده که کاربران آن حتی با کمترین دانش مدیریت پروژه قادر خواهند بود به سادگی پروژه ها ، وظایف ، منابع و ... را برنامه ریزی کنند و از روند انجام کار پروژه گزارش گیری و مستندات خود را مدیریت نمایند.
- کاهش هزینه‌های تولید و نگهداری
تجربیات موفق پس از پیاده سازی سیستم های یکپارچه
- بهبود فرآیندهای کسب و کار
- ایجاد ساختار اطلاعاتی یکپارچه در بین شرکتهای زیر مجموعه و شرکای تجاری
- همسویی نیازمندی‌های عملیاتی با تصمیمات مدیریتی سازمان
اجزای مجموعه سیستم های یکپارچه اطلاعات مدیریت
- سیستمهای مدیریت مهندسی محصول (مهندسی صنایع، مهندسی فرآیند)
- سیستمهای مدیریت تولید (برنامه ریزی احتیاجات مواد، برنامه ریزی تولید، کنترل تولید، ثبت نتایج تولید، کنترل کیفیت، شناسایی و ردیابی محصول)
- سیستم نگهداری و تعمیرات
- سیستمهای مالی (دفترداری و صورتهای مالی، مدیریت دریافت ها و پرداخت ها، حسابداری خرید، حسابداری فروش، حسابداری انبار، حسابداری اموال)
- سیستم بهای تمام شده
- سیستمهای مدیریت منابع انسانی (اطلاعات کارکنان، حضور وغیاب، حقوق و دستمزد)
- سیستمهای مدیریت تامین و خرید (انبار، تدارکات و خرید داخلی، خرید خارجی)
- سیستمهای مدیریت فروش (فروش، صادرات، حمل)
از جمله مهمترین مزایای راهکار سیستمهای یکپارچه صنایع تولیدی، محاسبه بهای تمام شده محصولات است. در سالهای اخیر، مدیران صنایع تولیدی در جستجوی یافتن راهكارهای مناسب در استفاده موثر از منابع، برآمده‌اند و در دستیابی به این مهم با چالش‌های بزرگی از جمله تعیین بهای تمام شده واقعی و درست كالاها و خدماتشان روبرو هستند چراکه سیستم سنتی حسابداری، نمی‌تواند بین مصرف منابع و نتایج به دست آمده به صورت مستقیم یا غیرمستقیم ارتباط برقرار كند و تنها به جمع آوری هزینهها می‌پردازد. از اینرو مدیران می‌بایست به جای اندازه‌گیری مخارج برحسب منابع، به اندازه‌گیری هزینهها برحسب خروجیها و نتایج به دست آمده روی آورده تا مبنای معتبرتری برای تصمیم‌گیری در اختیار داشته باشند. در واقع سیستم بهای تمام شده یک ابزار بسیار مهم در اختیار مدیریت می‌باشد. مدیران با استفاده از سیستم بهای تمام شده، میتواند بهای تمام شده تولیدات را محاسبه و بر روی هزینه‌های مواد، دستمزد و سایر هزینه‌های تولید را کنترل نمایند. بهای تمام شده نادرست موجب تصمیم گیری‌های نادرست در حوزه‌های ارزیابی عملكرد مالی دستگاه‌ها، تخصیص منابع، تعیین قیمت و تعرفه كالا و خدمات می‌شود. از جمله ویژگیهای راهکار سیستمهای یکپارچه صنایع تولیدی، میتوان به سیستم شناسایی و ردیابی محصول از ابتدای ورود مواد به انبار مواد تا انبار محصول و ردیابی در خط تولید اشاره نمود.
راهکار شرکت های توزیع برق
از جمله مهمترین مزایای راهکار سیستمهای یکپارچه صنایع تولیدی، محاسبه بهای تمام شده محصولات است. در سالهای اخیر، مدیران صنایع تولیدی در جستجوی یافتن راهكارهای مناسب در استفاده موثر از منابع، برآمده‌اند و در دستیابی به این مهم با چالش‌های بزرگی از جمله تعیین بهای تمام شده واقعی و درست كالاها و خدماتشان روبرو هستند چراکه سیستم سنتی حسابداری، نمی‌تواند بین مصرف منابع و نتایج به دست آمده به صورت مستقیم یا غیرمستقیم ارتباط برقرار كند و تنها به جمع آوری هزینهها می‌پردازد. از اینرو مدیران می‌بایست به جای اندازه‌گیری مخارج برحسب منابع، به اندازه‌گیری هزینهها برحسب خروجیها و نتایج به دست آمده روی آورده تا مبنای معتبرتری برای تصمیم‌گیری در اختیار داشته باشند. در واقع سیستم بهای تمام شده یک ابزار بسیار مهم در اختیار مدیریت می‌باشد. مدیران با استفاده از سیستم بهای تمام شده، میتواند بهای تمام شده تولیدات را محاسبه و بر روی هزینه‌های مواد، دستمزد و سایر هزینه‌های تولید را کنترل نمایند. بهای تمام شده نادرست موجب تصمیم گیری‌های نادرست در حوزه‌های ارزیابی عملكرد مالی دستگاه‌ها، تخصیص منابع، تعیین قیمت و تعرفه كالا و خدمات می‌شود. از جمله ویژگیهای راهکار سیستمهای یکپارچه صنایع تولیدی، میتوان به سیستم شناسایی و ردیابی محصول از ابتدای ورود مواد به انبار مواد تا انبار محصول و ردیابی در خط تولید اشاره نمود.
راهکار مدیریت بازرگانی
توجه به گسترش فعالیتهای صنعتی و بازرگانی در تجارت و توسعه، دقت در تمامی ابعاد تامین، تولید و توزیع را فراتر از نوع و کیفیت محصول برای جهش در پیشرفت ایجاب می‌نماید. مدیریت زنجیره تأمین یکی از مباحثی است که در چند سال اخیر در ایران مطرح شده است و بر اساس آمار و ارقام موجود، سازمان‌هایی که این دانش را به کار گرفته اند پیشرفت‌های چشمگیری در حوزه های مربوطه داشته و سود سرشار و صرفه جویی‌های کلان مالی از بابت به کارگیری این نگرش نصیبشان شده است. زنجیره تامین تنها زنجیره‌ای از فعالیتهای تجاری به صورت ارتباطات یک به یک یا بنگاه به بنگاه نمی‌باشد، بلکه شبکه‌ای از فعالیتهای تجاری و ارتباطات بین آنهاست. مدیریت زنجیره تامین فرصت‌هایی را برای حصول یک تشدید مثبت در یکپارچه سازی و مدیریت درون شرکتی و بین شرکتی پیشنهاد می‌کند. در این حالت، مدیریت زنجیره تامین با مزیت‌های فرایندهای تجاری در ارتباط بوده و روش جدیدی را برای مدیریت فعالیتهای تجاری و ارتباطات با سایر اعضا در زنجیره تامین ارائه میدهد.
مراحل اصلی مدیریت زنجیره تامین عبارتند از:
- برنامه ریزی: مدیریت منابعی که جهت برآوردن نیاز مشتری برای ارایه محصول و یا خدمت استفاده می‌شوند.
- برنامه ریزی: انتخاب تامین کنندگانی که محصولات و خدمات مورد مصرف برای ارایه محصول و یا خدمت را در اختیار کارفرما قرار می‌دهند.
- مشخص نمودن روندهای قیمت گذاری، تحویل و پرداخت به تامین کنندگان
- مشخص نمودن روندهای مدیریت انبار شامل دریافت مرسولات، بازبینی و انتقال محصولات
- ارسال: این بخش تدارکات نامیده می‌شود. در این بخش شامل مراحل ذیل است:
- هماهنگی دریافت سفارشات مشتریان
- توسعه‌ی شبکه ای از انبارهای کالا و روشهای حمل کالا به مشتری و پرداخت‌ها
- راهکار مدیریت بازرگانی و زنجیره تامین در جهت بهبود روندها و کار این زنجیره و تامین و کنترل موجودی انبار استفاده می‌شود.
منافع بکارگیری نرم‌افزار مدیریت زنجیره تامین
- موجودی‌‌های کمتر
- بهره وری بالاتر
- موعدهای تحویل کوتاه تر
- سود بالاتر
- رعایت حقوق بیشتر مشتری
- وجود موجودی‌‌ها و اندازه انباشته‌ها به مقدار صحیح
- کاهش هزینهها
- افزایش خدمت دهی به مصرف‌کنندگان
- ایجاد مزیت‌های رقابتی
- تعامل نزدیک‌تر با تامین کنندگان
اجزای مجموعه سیستم های یکپارچه اطلاعات مدیریت
- سیستم های مدیریت تامین و خرید (انبار، تدارکات و خرید داخلی، خرید خارجی)
- سیستمهای مدیریت فروش (فروش، صادرات، حمل)
- سیستمهای مالی (دفترداری و صورتهای مالی، مدیریت دریافت ها و پرداخت ها، حسابداری خرید، حسابداری فروش، حسابداری انبار، حسابداری اموال)
- سیستمهای مدیریت منابع انسانی (اطلاعات کارکنان، حضور وغیاب، حقوق و دستمزد )
- تعامل نزدیک‌تر با تامین کنندگان
راهکار تعاونی و فروشگاه های زنجیره ای
فروشگاههای بزرگ و زنجیره‌ای كه از آنها به عنوان بخش سازمان‌دهی شده شبكه توزیع در بخش خرده فروشی یاد می‌شود، در بسیاری از كشورهای جهان نقش چشمگیری در شبكه توزیع كالا دارند؛ به طوری كه به صراحت میتوان گفت كه نقش مهم و پررنگ آنها معلول توجه به مزایای بیشمار آنها شامل شفاف‌سازی فرآیندهای فروش و قیمت‌گذاری، توجه به مباحث كاهش قیمت تمام شده محصولات قابل عرضه، كوتاه‌تر شدن كانال توزیع كالاهای مصرفی، توجه به افزایش كیفیت كالاهای قابل عرضه، افزایش درآمدهای حاصل از فروش، افزایش قدرت خرید مشتریان به دلیل كاهش هزینه‌های جنبی و ارائه خدمات به اعضاء، تامین سلیقه طیف متعددی از مصرف‌كنندگان، كاهش هزینه‌های زمانی خریداران و غیره می‌باشد.
فروشگاههای زنجیره به منظور مدیریت فرآیندهای داخلی نیازمند موارد زیر می باشند:
- تامین به موقع موجودی فروشگاهها زنجیره‌ای به دلیل خریدهایی با حجم بالا از تامین‌کنندگان و لزوم به تامین به موقع موجودی کالاها در فروشگاهها و در سطح هر غرفه و قفسه، نیاز مبرم به کنترل موجودی در لحظه کالاها در سطح هر فروشگاه و کل سازمان وجود دارد.
- پیچیدگی مدیریت گردش کالاها به منظور جلوگیری از راکد ماندن کالاهای کم فروش در فروشگاهها، کاهش هزینه کالاهای انباشت شده و گردش سریع کالاها در فروشگاهها.
- تعدیل و انتشار قیمت براساس آخرین تغییرات قیمت بصورت همزمان در کلیه فروشگاه ها بصورت همزمان
- حجم بالای فروش در فروشگاهها به تبع خود موجب معطلی مشتریان در پای صندوق‌های فروش می‌شود. پاسخگویی به موقع و سریع به مشتریان و کاهش زمان انتظار آنها موجب رضایتمندی و وفاداری آنها خواهد شد. مدیریت فروشگاه باید با سیاست‌گذاری‌های فروش منعطف، سعی در حفظ مشتریان کنونی و افزایش مشتریان جدید داشته باشد.
- با توجه به وسعت فرآیندهای فروشگاههای زنجیره‌ای و پیچیدگی فرآیند تامین و فروش و مسائل مالی در فروشگاهها، کنترلهای درون سازمانی اعم از صندوقداران، غرفه‌داران و فروشگاه از اهمیت ویژه‌ای برای سازمان برخوردار است. که با کنترل روزانه فروشگاه ها و تسویه صندوق تحت کنترل دقیق و کامل می باشد.
- حجم بالای اطلاعات فروشگاهها به دلیل تراکنش در لحظه و با حجم بالا، مدیریت سازمان را در تحلیل روندهای فروش برای تصمیم‌گیری در سطح کلان همچون فرآیندهای تامین و فروش کالاها را دچار چالش می‌کند. این امر باعث کند شدن تصمیم‌گیری مدیریت سازمان و فروشگاه و در نتیجه عدم انعطاف‌پذیری در قبال تغییرات محیطی مانند خواسته و نیازهای مشتریان می‌شود همچنین این حجم اطلاعات می بایست در مدیریت مرکزی نیز مورد استفاده قرار گیرد.
- یکی از نیازهای اساسی فروشگاههای زنجیره‌ای، یکپارچگی فرآیندهای مالی در بین واحدهای مالی، بازرگانی و انبار در سطح فروشگاهی و سازمان است. پاسخگویی به مراجع قانونی در زمان مناسب و اطلاعات کافی برای سازمان مهم و حیاتی است. از اینرو مدیریت مالی متمرکز در فروشگاه و دفتر مرکزی بصورت یکپارچه مدیریت می گردد.
- سرعت عملیات در فرآیندهای فروش و انبارداری فروش یکی از چالش‌های فروشگاههای زنجیره‌ای در افزایش درآمد محسوب می‌شود. پشتیبانی از حجم زیاد مشتریان با حجم بالای تراکنش‌های فروش و تعدد فروشگاهها بصورت یکپارچه موجب افزایش سرعت در عملیات فروشگاه می گردد.
- یکی از سیاست‌های مراکز خرده فروشی و فروشگاههای زنجیره‌ای برای افزایش حجم فروش استفاده از روشهای تشویقی و خاص برای دریافت مبالغ فروش خود است. مدیریت و کنترل تسویه فاکتور‌ها با استفاده از ارائه اعتبار به مشتریان و اعضاء، فروش اقساطی، دریافت بن‌ها و کارت‌های تخفیف سازمانی و... از مشتریان مدیریت اعتبار و تسویه فروش را امکان پذیر می نماید.
سیستم مدیریت فروشگاه ها شامل سه زیر سیستم به شرح زیر خواهد بود:
- سیستم مدیریت فروشگاه ها (SCO)
- سیستم مدیریت فروشگاه (SBO)
- سیستم مدیریت صندوق (POS)
- كه بشرح شكل زیر با یكدیگر در ارتباط می باشند:
- در هر فروشگاه یك بانك اطلاعاتی مستقل نصب می گردد و همه صندوقداران و مسئول فروشگاه به آن متصل شده و اطلاعات مورد نظر را ثبت و بازیابی می نمایند. اطلاعات هر فروشگاه در زمانهای تعیین شده به دفتر مركزی منتقل می گردد و از دفتر مركزی اطلاعات پایه جدید شامل تعدیلات قیمت، موجودی کالا، حواله های ارسالی، اطلاعات مشتریان ، اطلاعات كالاها و ... برای فروشگاه ارسال می گردد.
- هر فروشگاه بصورت مستقل عملیات روزانه خود را انجام داده و حتی در صورت قطعی خط ارتباطی بین ستاد مرکزی با فروشگاهها در كار فروشگاه خللی وارد نمی گردد و عملیات فروش ادامه پیدا خواهد کرد و در مقاطع تعیین شده و درصورت برقراری خطوط ارتباطی اطلاعات ارسالی برای فروشگاه دریافت و اطلاعات فروشگاه برای دفتر مركزی ارسال می گردد.
اجزای مجموعه سیستم های یکپارچه اطلاعات مدیریت
- سیستمهای مدیریت تامین و خرید (انبار، تدارکات و خرید داخلی، خرید خارجی)
- سیستمهای مالی (دفترداری و صورتهای مالی، مدیریت دریافت ها و پرداخت ها، حسابداری خرید، حسابداری فروش، حسابداری انبار، حسابداری اموال، مدیریت بن)
- سیستمهای مدیریت منابع انسانی (اطلاعات کارکنان، حضور وغیاب، حقوق و دستمزد)
- سیستمهای فروش فروشگاهی (مدیریت صندوق، مدیریت فروشگاه، مدیریت مرکزی فروشگاهها، حسابداری فروش فروشگاهی، مدیریت اعضاء)
راهکار مناقصات و قرارداد ها
نقش روز افزون شرکتهای پیمانکاری و فعالیت مستقیم آنها در ارائه کالا و یا خدمات و حضور آنها بعنوان شرکای تجاری کسب و کار، ضرورت استفاده از خدمات پیمانکاران توانمند، با تجربه و آشنا به روش های نوین و علم روز را آشکار می سازد که این وظیفه خطیر و حساس بر عهده امور خرید، تدارکات و قراردادها می باشد.
فعالیت های اصلی سازمان و با هدف تامین بموقع با کیفیت و اقتصادی بودن کالا
- شناسایی و ارزیابی فروشندگان، پیمانکاران و مشاورین
- انجام تشریفات خرید شامل استعلام و مناقصه
- انعقاد قرارداد و پیگیری پس از قرارداد
اجزای مجموعه سیستم های یکپارچه اطلاعات مدیریت
- سیستمهای مدیریت تامین و خرید (انبار، تدارکات و خرید داخلی، خرید خارجی)
- سیستم مدیریت اطلاعات تامین کنندگان (مدیریت اطلاعات تامین کنندگان، فروشندگان و مشاورین، ارزیابی تامین کنندگان، فروشندگان و مشاورین)
- سیستم مناقصات
- سیستم قرارداد ها
- سیستم آرشیو الکترونیکی
کلیه مراحل انعقاد قرارداد از قبیل تعیین قیمت پایه، پیگیری استعلام و مناقصات، تهیه پیش نویس قرارداد، تهیه اسناد مناقصه، انجام تشریفات مناقصه، مذاکره، هماهنگی و همکاری در تشکیل کمیته های فنی و بازرگانی، تشکیل کمیته های ارزیابی کیفی و فنی بازرگانی، بررسی مدارک و اسناد مناقصات و در نهایت ابلاغ و تنفیذ قرارداد را با رعایت کلیه قوانین و مقررات و در چارچوب آیین نامه معاملات از اهم وظایف واحد خرید، تدارکات و قرارداد ها می باشد.
حال میتوان با فراهم آوردن زمینه لازم جهت انتخاب پیمانکاران شایسته، توانمند، مجرب و با دانش گام های ارزشمندی را در جهت کاهش هزینه ها، افزایش راندمان کاری و حرکت به سمت اهداف متعالی و بهره وری بهینه برداشت و این مهم با توجه به سیاست خصوصی سازی در سطح کشور ، در سالهای آتی نمود بیشتری پیدا می کند.
"راهکار مدیریت مناقصات و قرارداد ها" که براساس قانون برگزاری مناقصات، آئین نامه اجرایی بند ج ماده 12 قانون برگزاری مناقصات (ارزیابی کیفی مناقصه گران)، آئین نامه اجرایی ماده 26 قانون برگزاری مناقصات (برگزاری مناقصات محدود و تهیه لیست های کوتاه و بلند مناقصه گران) و آئین نامه اجرایی ماده 29 قانون برگزای مناقصات (انتخاب مشاور) و همچنین آئین نامه نظام مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات و آئین نامه معاملات (اعتبارات جاری) طراحی و پیاده سازی شده است، می تواند مدیریت و کنترل لازم را در کل فرآیند برگزاری یک مناقصه به همراه ایجاد کلیه مستندات و مدارک درخواستی مطابق با قوانین فوق الذکر (آئین نامه مستندات) انجام دهد. این سیستم همچنین کلیه ارزیابی های مناقصه گران از جمله ارزیابی کیفی و ارزیابی های فنی بازرگانی و ارزیابی مالی را مطابق با قوانین ذیربط انجام و نسبت به تعیین مناسبترین قیمت، انتخاب برنده نماید و همچنین کنترلهای لازم مطابق فرآیند تعریف شده در قانون را بصورت مکانیزه انجام داده و از هرگونه خطای احتمالی در انجام فرآیند مناقصه و انعقاد قرارداد و تصمیم گیری ها جلوگیری می نماید.
این سیستم با ایجاد ارتباط با سیستم مدیریت قرارداد ها و براساس نتایج مناقصه و استعلام برای برنده بصورت مکانیزه عقد قرارداد را انجام داده و ضمن کنترل تضمین های قرارداد، قادر است پیشرفت فیزیکی و ریالی قرارداد را کنترل نماید و صورتحسابها و صورت وضعیت های قرارداد را رهگیری و کنترل نماید راهکار مدیریت مناقصات و قراردادها همچنین مدیریت خرید کالا و خدمات شامل خرید جزئی، استعلام و مناقصه (براساس قانون برگزاری مناقصات)، مدیریت قراردادها و پیگیری پس از قرارداد، بانک اطلاعات فروشندگان و ارزیابی آنها و آرشیو الکترونیکی که به مدیریت خرید و تدارکات کالا و خدمات از فروشندگان، پیمانکاران و مشاورین می پردازد.
راهکار های سیستمی
فعالیت های اصلی سازمان و با هدف تامین بموقع با کیفیت و اقتصادی بودن کالا
- حوزه بازرگانی (خرید، فروش، انبار، مناقصات، فروشندگان، ارزیابی فروشندگان و قراردادها)
- حوزه مالی (دفترداری و صورتهای مالی، دریافت ها و پرداخت ها، حسابداری انبار، حسابداری اموال، حسابداری خرید، حسابداری فروش)
- حوزه منابع انسانی (اطلاعات کارکنان، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد و پاداش)
- حوزه تولید (برنامه ریزی تولید، کنترل تولید، کنترل کیفیت و نگهداری و تعمیرات)
- حوزه حسابداری مدیریت (بهای تمام شده، بودجه و گزارشات مالی)
- حوزه خدمات مشترکین (سیستم خدمات مشترکین و صورتحساب خدمات billing)
- حوزه فروشگاه های زنجیره ای(مدیریت مرکزی فروشگاهها، مدیریت فروشگاه، مدیریت صندوق، سفارشات)
- حوزه تعاونی ها(مدیریت اعضاء، مدیریت بن، مدیریت حق العمل کاری)
- حوزه کارگزاری کالا( مدیریت کارگزاری، حسابداری کارگزاری، دریافت ها و پرداخت ها)
- طراحی و نصب و راه اندازی سیستم های بهاء تمام شده استاندارد و واقعی محصولات و خدمات
- طراحی و نصب و را ه اندازی سیستم های امنیت جهت حفظ امنیت اطلاعات و در دسترس قرار دادن اطلاعات برای كاربران و حتی مشتریان و فروشندگان متناسب با پراکندگی سازمان و نیازهای اطلاعاتی
راهکار های هوش تجاری
راهکار هوشمندی تجاری (BI)، اطلاعات کلیدی سازمان را از سیستمهای اطلاعاتی مختلف گردآوری، تلفیق و تحلیل می کند و این اطلاعات را در قالب شاخص های کلیدی عملکرد بصورت داشبورد سازمانی یا گزارش های تحلیلی پویا و چند بعدی در اختیار مدیریت سازمان قرار میدهد. مدیریت در صورت نیاز می تواند جزئیات مربوط به هر شاخص را تا جزئی ترین سطح مشاهده نماید.
تفاوت فرآیند و وظیفه
کلیه مراحل انعقاد قرارداد از قبیل تعیین قیمت پایه، پیگیری استعلام و مناقصات، تهیه پیش نویس قرارداد، تهیه اسناد مناقصه، انجام تشریفات مناقصه، مذاکره، هماهنگی و همکاری در تشکیل کمیته های فنی و بازرگانی، تشکیل کمیته های ارزیابی کیفی و فنی بازرگانی، بررسی مدارک و اسناد مناقصات و در نهایت ابلاغ و تنفیذ قرارداد را با رعایت کلیه قوانین و مقررات و در چارچوب آیین نامه معاملات از اهم وظایف واحد خرید، تدارکات و قرارداد ها می باشد.
حال میتوان با فراهم آوردن زمینه لازم جهت انتخاب پیمانکاران شایسته، توانمند، مجرب و با دانش گام های ارزشمندی را در جهت کاهش هزینه ها، افزایش راندمان کاری و حرکت به سمت اهداف متعالی و بهره وری بهینه برداشت و این مهم با توجه به سیاست خصوصی سازی در سطح کشور ، در سالهای آتی نمود بیشتری پیدا می کند.
"راهکار مدیریت مناقصات و قرارداد ها" که براساس قانون برگزاری مناقصات، آئین نامه اجرایی بند ج ماده 12 قانون برگزاری مناقصات (ارزیابی کیفی مناقصه گران)، آئین نامه اجرایی ماده 26 قانون برگزاری مناقصات (برگزاری مناقصات محدود و تهیه لیست های کوتاه و بلند مناقصه گران) و آئین نامه اجرایی ماده 29 قانون برگزای مناقصات (انتخاب مشاور) و همچنین آئین نامه نظام مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات و آئین نامه معاملات (اعتبارات جاری) طراحی و پیاده سازی شده است، می تواند مدیریت و کنترل لازم را در کل فرآیند برگزاری یک مناقصه به همراه ایجاد کلیه مستندات و مدارک درخواستی مطابق با قوانین فوق الذکر (آئین نامه مستندات) انجام دهد. این سیستم همچنین کلیه ارزیابی های مناقصه گران از جمله ارزیابی کیفی و ارزیابی های فنی بازرگانی و ارزیابی مالی را مطابق با قوانین ذیربط انجام و نسبت به تعیین مناسبترین قیمت، انتخاب برنده نماید و همچنین کنترلهای لازم مطابق فرآیند تعریف شده در قانون را بصورت مکانیزه انجام داده و از هرگونه خطای احتمالی در انجام فرآیند مناقصه و انعقاد قرارداد و تصمیم گیری ها جلوگیری می نماید.
این سیستم با ایجاد ارتباط با سیستم مدیریت قرارداد ها و براساس نتایج مناقصه و استعلام برای برنده بصورت مکانیزه عقد قرارداد را انجام داده و ضمن کنترل تضمین های قرارداد، قادر است پیشرفت فیزیکی و ریالی قرارداد را کنترل نماید و صورتحسابها و صورت وضعیت های قرارداد را رهگیری و کنترل نماید راهکار مدیریت مناقصات و قراردادها همچنین مدیریت خرید کالا و خدمات شامل خرید جزئی، استعلام و مناقصه (براساس قانون برگزاری مناقصات)، مدیریت قراردادها و پیگیری پس از قرارداد، بانک اطلاعات فروشندگان و ارزیابی آنها و آرشیو الکترونیکی که به مدیریت خرید و تدارکات کالا و خدمات از فروشندگان، پیمانکاران و مشاورین می پردازد.
فرآیند گرایی
در تعریف فرآیندگرایی چنین گفته می شود که روشی است که با محور قراردادن فرآیندهای کسب و کار و حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده، برای سازمان مزیت رقابتی به ارمغان می آورد. به منظور اینکه یک سازمان در راه فرآیندگرایی گام بردارد می بایست تمامی تلاش خود را جهت پیاده سازی موارد زیر به کار گیرد:
فعالیت های اصلی سازمان و با هدف تامین بموقع با کیفیت و اقتصادی بودن کالا
- تشخیص فرآیند ها:
ابتدا باید فرآیندها را شناسایی کرده و برای آنها نام و عنوان برگزید. شناسایی و نامگذاری فرآیندها گامی بسیار حساس و بنیادین است. پاره ای از سازمانها به اشتباه، فعالیتهای وظیفه ای کنونی را فرآیند به حساب می آورند. - شناساندن اهمیت فرآیندها به همه دست اندرکاران:
گام دوم شناساندن فرآیندها و اهمیت آنها به همه مدیران، کارکنان و نمایندگان دور و نزدیک است به نحوی که باید فرآیندها، نام آنها، ورودیها و خروجیها و ارتباطات آنها برای همه افراد ملموس باشد. - انتخاب معیار ارزیابی:
برای اطمینان از کارکرد درست فرآیندها، باید بتوان پیشرفت آنها را اندازه گرفت و در آن صورت به معیارهایی نیازمندیم. این معیارها می توانند برحسب ضرورت بر پایه خواسته مشتری یا بر پایه نیازهای خود سازمان مانند هزینه فرآیند و به کارگیری درست منابع واقع شوند. معیارهای همگون در کارکرد فرآیندی، افراد را به صورت یک تیم منسجم درخواهد آورد. - به کارگیری مدیریت فرآیندگرا:
سازمان فرآیند محور بایستی همواره در بهسازی فرآیندهای خود بکوشد زیرا این رویکرد کاری پیوسته و مداوم است. بنابراین، عمده فعالیت مدیریتی این گونه سازمانها اداره و پیشبرد درست فرآیندها در بالاترین توان آنها، بهره گیری از فرصتها در بهسازی فرآیندها، و پیگیری در کاربرد فرصتها است. فرآیند محوری یک طرح موقتی نبوده، بلکه راه و روشی دائمی و فراگیر است.
سیستم مدیریت فرآیند
فرآیند مجموعه فعالیتهای متوالی و مرتبط به هم بوده که محصول خاصی را به وجود می آورد و برای ایجاد این محصول به درون داده های خاصی (ورودی) نیاز دارد که زمینه را برای درست عمل نمودن آن فراهم می سازند.
حال میتوان با فراهم آوردن زمینه لازم جهت انتخاب پیمانکاران شایسته، توانمند، مجرب و با دانش گام های ارزشمندی را در جهت کاهش هزینه ها، افزایش راندمان کاری و حرکت به سمت اهداف متعالی و بهره وری بهینه برداشت و این مهم با توجه به سیاست خصوصی سازی در سطح کشور ، در سالهای آتی نمود بیشتری پیدا می کند.
فرآیندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به ماموریت سازمان طراحی شده اند، تا با عملکرد بهتر نیازهای اساسی مشتریان را تأمین نمایند. برای پاسخگویی به نیازها و خواسته های مشتریان باید فرآیندهای موجود کارایی و اثر بخشی لازم را داشته باشند. یک فرآیند زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که بصورت درست انجام گیرد و زمانی از اثر بخشی برخوردار خواهد بود که بصورت درست انتخاب و طراحی شده باشد. فرآیند، معرف یک یا دسته ای از فعل و انفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به باز داده ها انجام می گیرد.
انواع فرآیند ها
- فرآیند های مدیریتی:
این فرآیند ها فعالیتهای نظام مند مثل مدیریت راهبردی و نحوه اداره سازمان را حمایت می کنند - فرآیند های عملیاتی (اصلی):
این فرآیند ها ارزشی را در راستای کسب و کار اصلی سازمان ایجاد می کنند. مثل خرید، تولید، بازاریابی و فروش - فرآیند های پشتیبانی:
این فرآیندها فرآیند های عملیاتی را پشتیبانی می کنند. مثل حسابداری، استخدام و فناوری اطلاعات
